本文全大多数内容是我在中国科大读书时，组里某位大神所记录的以AGU为例介绍参加国际会议的流程。我修补部分内容，以便适用NTU的要求，部分步骤无先后顺序。

流程

  1. 注册AGU会员

    • 参加AGU会议首先要具备AGU会员身份，新用户需要注册会员，老用户需要每年更新会员
    • 前往AGU网站注册或更新会员身份
    • AGU会员费用$20/年，保存收据

  2. 提交会议摘要，拿到会议邀请函

    前往AGU Fall Meeting网站提交摘要，提交流程参考提交指南。几点注意事项：

    • 引号从 Word 里直接复制到网页上显示的是错的，注意自己删掉重新输入一遍；
    • 正文粘进去之后自己检查一遍，注意上下标等格式；
    • 要将老板以及其他合作者都加到作者列表中；
    • 付款$35后一定要记得提交摘要和保存收据；
    • 提交摘要后记得生成邀请函以供申请签证和报销使用，生成邀请函的时候不要选择老板，避免发邮件打扰他；
    • AGU会给邮箱发送邀请函，或者直接在生成邀请函后下载亦可，注意保存；
    • 已提交的摘要在截止日期前可以在会议摘要提交主页上修改；

  3. 预订酒店

    • AGU官网上可预订酒店，价格便宜，数量有限，先到先得
    • AGU网站在开通酒店预订功能后几天才会发邮件通知，此时很多酒店已经被预订完了，所以8月中旬到8月底要每天刷新预订页面，检查是否可以开始预订
    • 如果AGU网站上没有预订到酒店，可以通过 booking.com 预订，尽量不要通过携程、去哪儿等预订，网上有很多到了酒店才被告知预订失败地案例
    • 预订酒店需要visa或mastercard信用卡担保
    • 每人只能预约一间房

  4. 办理护照

  5. 办理签证

    • 拍签证照片（注意拿发票与照片电子版)
    • 熟悉签证申请流程
    • 填写DS-160表格提供签证信息参考网页
    • 支付签证所需费用参考网页
    • 注册/登陆个人主页并完善信息，准备支付费用及预约签证时间。保存好收据。
    • 准备签证材料

  6. 已有签证人员需要更新签证信息 evus

  7. 出差申请

    • 请参考Flight ticket & Business travel & Overseas business travel policy，了解更多信息。
    • 请参考Flight ticket & Business travel里的2019AGU申请例子。
    • 注意事项
      • iNTU-> StaffLink -> HR Services -> Business Travel System (BTS)
      • 上传摘要和邀请信作为证明材料
      • 支付方式和项目要问老板
      • 输入Charging Account后，不要移动鼠标。一般要等待10秒多，完整的账号（比如，M4011899.110.710079 - RG129/17-(S)-TONG PING (VP)(Overseas Travel) (End Dt: 29-Feb-2020)）才会出来。老板告诉你的账号可能就是前几位（比如，M4011899.110）
      • Travel Allowance Type 选择 Overseas daily allowance (ODA) and reimbursement claims required (100% ODA)，以前是 Lodging paid by NTU 30% SA。
      • Expenditure Item中的每一项可以多写点（比如多20%），报销时是按照实际支出支付。
      • Approver选择老板，但是如果Total Estimated Amount超过6000新币（不确定是否是这个数值），需要选择Sum Tze Chien (数学系)，不清楚EOS谁是approver。请参考Leadership of SPMS和Leadership of EOS
      • 也可以在Employee Leave System上同时申请休假，这样可以在开完会回国。 记得要在Business Travel System的Travel Details的Remarks中陈诉休假事宜。
    • 如有有疑问可以联系SPMS的Lilian Chua Suat Bee (ESBCHUA@ntu.edu.sg)，EOS的SU SU Hlaing Myint (HMSUSU@ntu.edu.sg)

  8. 注册会议

    • 10月2日左右会收到 “AGU Fall Meeting Abstract Status Notification” 的邮件，记得点确认同意present
    • 注册会议费用约为$255，保存收据
    • 注册之后会收到邮件，其中有一个条形码是到现场领取胸牌时需要的

  9. 购买机票

  10. 购买境外保险

    • 报销需要纸质保单和发票

  11. 回国报销

海外出差政策

乘机注意事项

  • 充电宝不能托运，充电宝上必须标有容量，容量不可过大
  • 牙膏不得超过半管，否则会被没收
  • 保存好登机牌

出国注意事项

  • 在美国或者中国坐飞机回新加坡，会检查visa。由于visa上没有有效日期，所有务必提前在下载好了SGWorkPass，以便现场查询。
  • 酒店住宿每天每人一美元小费
  • 请参考AGU 临行清单

编辑历史

  • 2019-07-03: 初稿